《よくある質問》
面談時に提出された診断書なども管理できますか？
《回答》
診断書等の紙面は、スキャンデータをPDFとして面談記録に紐づけて管理することが可能です。PDFに加えて、Word・Excel・画像ファイルなどの添付にも対応しております。 診断書のほか、主治医からの情報提供書など、産業保健に関わる様々な文書を一元管理できます。
以下、診断書管理機能について詳しく解説します。
診断書をデジタル管理するメリット
～紙の書類から解放され、いつでも確認可能に～
従来の紙での管理では、診断書を探すのに時間がかかったり、複数の担当者で同時に確認できなかったり、紛失のリスクがあったりと、様々な課題がありました。
Be Healthでは、診断書をスキャンしてPDF化し、面談記録と紐づけて保管することで、これらの課題を一挙に解決します。
面談記録と紐づけて保管できるため、従業員の健康状態の変遷を時系列で把握しやすくなります。産業医面談の際にも、過去の診断書をすぐに参照できるため、より適切な判断と指導が可能になります。
管理できる文書の種類
～産業保健に関わる様々な書類を一元管理～
Be Healthの面談記録画面では、診断書以外にも以下のような文書を管理することができます。
【健康管理関連】
- 精密検査結果報告書
- 専門医からの情報提供書
- 治療計画書
- 経過観察記録
【その他】
- 配慮事項についての医師所見
これらの文書を従業員ごとに整理し、必要な時にすぐに取り出せる環境を実現します。
具体的な活用方法
過重労働面談での活用ケース
長時間労働が続いている従業員との面談時に、既往歴や現在治療中の疾患について医師から提出された診断書を参照。心身の健康状態を総合的に判断し、就業上の配慮や業務軽減の必要性を検討する際の重要な資料として活用できます。
活用のポイント
- 過去の診断書から健康リスクを把握
- 労働時間データと健康状態を照らし合わせて評価
- 必要に応じて就業制限の判断材料とする
- 継続的なモニタリング体制を構築
セキュリティ面での安心
～厳格な情報管理で個人情報を保護～
Be Healthでは以下のセキュリティ対策を実施しているため、診断書などの従業員の機微な個人情報を安心して管理いただけます。
国際的なセキュリティ認証を取得
- ISO27001(ISMS): 情報セキュリティマネジメントシステム
- ISO27017: クラウドセキュリティ
- プライバシーマーク
アクセス権限の細かな設定
- 役職や業務内容に応じた閲覧権限の設定
- 操作ログの記録による不正アクセスの防止
- 二段階認証などの認証強化オプション
業務効率化への貢献
～診断書管理のデジタル化で実現できること～
1. 検索性の向上
従業員の面談記録画面から、添付された診断書を検索して確認できます。キャビネットから書類を探す時間が不要になり、産業保健スタッフの業務効率が大幅に向上します。
2. 情報共有の円滑化
人事担当者、産業医、保健師などの関係者が、権限に応じて必要な情報にアクセスできます。複数の担当者が同時に確認することも可能なため、チーム内での情報共有がスムーズになります。
3. 保管スペースの削減
紙の診断書を保管するためのキャビネットやファイルが不要になり、オフィススペースを有効活用できます。また、文書の経年劣化や紛失のリスクもなくなります。
まとめ
Be Healthの面談記録画面において診断書などの文書を管理できるため、産業保健業務における文書管理が大幅に効率化されます。紙の書類からデジタル管理への移行は、検索性の向上、情報共有の円滑化、保管スペースの削減など、多くのメリットをもたらします。
セキュリティ面でも国際的な認証を取得しており、機微な個人情報を安全に管理できる環境が整っています。他の健康管理機能と連携することで、統合的な従業員の健康情報管理を実現し、より質の高い産業保健サービスの提供が可能になります。
健康管理にまつわる様々な情報の一元管理をお考えの企業様は、ぜひBe Healthをご検討ください。
